PT. INHUTANI II BERPARTISIPASI DALAM RAPAT KOORDINASI PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
Jakarta 25 maret 2021 | Dhiya Iffah
PT Inhutani II berpartisipasi dalam rapat koordinasi penyelenggaraan kearsipan yang diselenggarakan oleh ANRI pada 25 maret 2021 secara online. Arsip Negara Republik Indonesia (ANRI) menyelenggarakan rapat koordiansi penyelenggaraan kearsipan di lingkungan BUMN (Badan Usaha Milik Negara), selaku anak perusahaan BUMN di bawah holding Perum Perhutani, PT Inhutani II turut berpartisipasi dalam rapat koordinasi yang dihadiri oleh kantor direksi jakarta, kantor GM Kaltara dan Kantor GM Kalsel
Berdasarkan Undang Undang Nomor 43 tahun 2009 Pasal 1 ayat 2 terkait kearsipan, arsip merupakan suatu bentuk rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, yang dibuat serta diterima oleh lembaga negara dan lembaga lainnya.
Sebagaimana dipaparkan oleh ibu Tuti Sri Widayanti (Arsiparis Madya, Korkel Penyelenggaraan Kearsipan Perusahaan) selaku pemateri dari ANRI, Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Sedangkan pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis yang meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
Pengelolaan arsip dinamis meliputi Arsip vital, merupakan arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Arsip aktif, merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Arsip inaktif, merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. Pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah.
Kemudian Arsip Statis yang dikelola oleh Arsip Nasional Republik Indonesia merupakan Arsip bernilai guna kesejarahan yang telah diserahkan oleh Pencipta Arsip yaitu Kementerian / Lembaga / BUMN / Organisasi Masyarakat / Organisasi Politik / Perorangan. Pengelolaan Arsip Statis telah melalui serangkaian tahapan agar dapat diakses oleh Publik antara lain Akuisisi Arsip, Pengolahan Arsip, Preservasi Arsip, dan Layanan Akses-Pemanfaatan Arsip.
Untuk mempertahankan konteks penciptaannya, Arsip Statis dikelola berdasarkan Prinsip Asal Usul (Principal of Provenance) dan Prinsip Aturan Asli (Principal of Original Order). Prinsip Asal Usul yaitu asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap terkelola dalam satu kesatuan pencipta arsip (provenance), tidak dicampur dengan arsip yang berasal dari pencipta arsip lain,sehingga arsip dapat melekat pada konteks penciptaannya. Prinsip Aturan Asli yaitu asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya (original order) atau sesuai dengan pengaturan ketika arsip masih digunakan untuk pelaksanaan kegiatan pencipta arsip
Disamapaikan pula oleh beliau Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien, pencipta arsip perlu membuat Tata naskah dinas, yaitu pengaturan tentang jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. Klasifikasi arsip, berupa pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan. Jadwal retensi arsip, yang disusun berdasarkan pedoman retensi arsip yang telah dibuat. Pedoman retensi arsip merupakan ketentuan dalam bentuk petunjuk yang memuat retensi arsip masing-masing urusan pemerintahan yang menjadi dasar dalam penyusunan jadwal retensi arsip di setiap lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD (Badan Usaha Milik Daerah). Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip, yang disusun sebagai dasar untuk melindungi hak dan kewajiban pencipta arsip dan public terhadap akses arsip. Sebagai salah satu sumber informasi, arsip harus mudah diakses oleh publik, namun untuk pertimbangan keamanan dan melindungi fisik arsip maka perlu diatur ketentuan tentang pengamanan dan akses arsip dinamis.
Sedangkan Pengguna atau Perusahaan dapat memanfaatkan Sarana Temu Balik Arsip Statis (Finding Aids) yang telah disediakan. Sarana Temu Balik Arsip Statis disusun berdasarkan Organisasi Pencipta Arsip dan jenis media Arsip Statis. Sarana Temu Balik Arsip Statis yang tersedia antara lain Daftar Arsip Statis yaitu Sarana bantu penemuan arsip statis berupa uraian deskripsi informasi yang sekurang- kurangnya memuat nomor arsip, bentuk redaksi, isi ringkas, kurun waktu penciptaan, tingkat perkembangan, jumlah, dan kondisi arsip, Inventaris Arsip yang merupakan Sarana bantu penemuan kembali arsip statis berupa uraian deskripsi informasi yang disusun berdasarkan skema pengaturan arsip yang dilengkapi dengan sejarah dan fungsi/peran pencipta arsip, riwayat arsip, sejarah penataan arsip, tanggung jawab teknis penyusunan, indeks, daftar istilah asing, struktur organisasi untuk arsip kelembagaan atau riwayat hidup untuk arsip perseorangan, dan konkordan (petunjuk perubahan terhadap nomor arsip pada inventaris arsip yang lama ke dalam inventaris arsip yang baru), Guide Arsip yaitu Sarana bantu penemuan arsip statis berupa uraian informasi mengenai khasanah arsip statis yang tersimpan baik secara keseluruhan maupun tematis di lembaga kearsipan.
Selain Sarana Temu Balik Arsip Statis, Arsip Nasional Republik Indonesia juga melaksanakan kegiatan Pemanfaatan Arsip Statis dalam bentuk penerbitan Naskah Sumber yang bersifat tematis sebagai referensi yang dapat digunakan para Pengguna untuk mendapatkan informasi Arsip Statis secara mudah. Bentuk lain dari kegiatan Pemanfaatan Arsip Statis antara lain Pameran Konvensional secara berkala dan Pameran Digital dalam bentuk penyajian Arsip Hari Ini.
Sekretaris Perusahaan PT Inhutani II, Ibu Eppy Ratih menyampaikan Penyelenggaraan Rakor kearsipan untuk lingkungan BUMN ini sangat bermanfaat untuk diikuti, sebagai pengetahuan untuk meningkatkan kemampuan pengelolaan di bidang kearsipan yang selama inj telah dilakukan PT INHUTANI II. Untuk itu kami melibatkan tidak hanya kantor direksi, tetapi juga perwakilan dari GM Kaltara dan GM Kalsel untuk mengikuti kegiatan tersebut.
Kegiatan Rakor ini sangat bermanfaat bagi PT Inhutani II sebagai bekal untuk perbaikan proses pengarsipan perusahaan agar menjadi lebih baik dan terkelola perlindungannya, tidak hanya perlindungan pada arsip tersebut namun juga perlindungan terhadap perusahaan itu sendiri - (ed SGD)